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Como fazer uma reunião de trabalho mais produtiva

  • 5 de abril de 2019
reunião de trabalho mais produtiva

Tornar a reunião de trabalho mais produtiva é um grande desafio para boa parte das empresas e profissionais.

Afinal, reuniões inúteis servem apenas para desperdiçar o tempo dos participantes, reduzindo a produtividade geral da empresa.

Sem falar na falta de motivação que esse tipo de situação provoca.

Por outro lado, a reunião pode ser um momento único de troca de ideias, do qual surgem soluções inovadoras. Basta saber planejar e conduzir os encontros.

Neste artigo vamos mostrar os principais erros que transformam as reuniões corporativas em “ralos de tempo” e dar dicas práticas de como torná-las mais produtivas. Acompanhe!

Afinal, para que serve a reunião de trabalho?

Existem diferentes tipos de reunião de trabalho, dependendo do objetivo principal do encontro. Mas, de modo geral, as reuniões servem para trabalhar questões de forma coletiva, num ambiente de colaboração e intercâmbio de ideias.

Tipos de reunião

Os principais tipos de reunião corporativa que podemos distinguir são:

  • De treinamento. Como o nome indica, serve para treinar a equipe em relação a alguma ferramenta, processo, produto ou serviço da empresa.
  • Informativa. Serve para apresentar novas diretrizes, assim como metas e objetivos a serem atingidos pela equipe, estabelecendo o papel de cada colaborador no plano de ação adotado.
  • De tomada de decisões.Quando colaboradores e gestores se reúnem a fim de encontrar soluções para problemas da empresa a partir das opiniões e pontos de vista individuais.
  • De avaliação. Serve para avaliar os resultados coletivos obtidos pela equipe após executar um plano de ação, identificando o que pode ser replicado ou melhorado em situações futuras.
  • Criativa (brainstorming). Proposição de ideias iniciais em equipe, que serve como ponto de partida para a empresa desenvolver novos produtos e serviços.

 

Às vezes, uma reunião pode ter mais de um propósito, ser informativa e criativa ao mesmo tempo, por exemplo.

Erros que devem ser evitados

Os principais erros que devem ser evitados ao realizar uma reunião são:

  • Falta de planejamento.
  • Falta de foco.
  • Falta de consistência.

A falta de planejamento se refere a não definir claramente o motivo da reunião e quais são os resultados esperados.

Já a falta de foco faz com que os participantes fiquem dispersos e o encontro não alcance os resultados propostos.

Estabelecer regras de participação (como não mexer no celular, por exemplo), restringir o número de participantes e o tempo das reuniões pode ajudar a reduzir a falta de foco.

Também é importante dar um feedback corretivo às pessoas que apresentam comportamentos inadequados durante os encontros, como fazer palhaçadas, falar alto demais ou insistir em pontos que já foram resolvidos.

Por fim, quando existe falta de consistência, as ações propostas ao final de cada reunião não são colocadas em prática e é preciso realizar novos encontros para discutir as mesmas questões, num total desperdício de tempo.

 

5 dicas para ter reunião de trabalho mais produtiva

Depois de conhecer os principais erros que prejudicam a produtividade das reuniões, veja cinco dicas práticas para aproveitar ao máximo cada evento.

1.Avalie a real necessidade da reunião

Tem uma frase que virou até estampa de camiseta “Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail!”.

Isso traduz o grande erro que é convocar uma reunião desnecessária, quando as informações em questão poderiam ser transmitidas por outros meios.

Esse é o primeiro passo para fazer uma reunião de trabalho mais produtiva —  avaliar se a situação realmente exige um encontro presencial.

Considere também se os resultados que se podem ser obtidos justificam o gasto de tempo dos envolvidos.

2.Estabeleça a duração do encontro

Uma reunião sem duração pré-determinada favorece a perda de foco e pode facilmente se estender por várias horas.

Isso porque, quando há um limite de tempo, as pessoas tendem a se concentrar no que realmente importa e a deixar de lado as divagações.

Aplicando a lei de Parkinson nesse caso, podemos dizer que: uma reunião consumirá todo o tempo que for destinado a ela — sejam 15 minutos ou 5 horas! Então, é preciso estabelecer racionalmente sua duração.

Por outro lado, quando a reunião realmente exigir mais tempo, é importante fazer uma pequena pausa para evitar a perda de foco. Dez minutos para ir ao banheiro e pegar um café na máquina são suficientes.

3.Só chame quem realmente precisa participar

Quanto maior o número de participantes de uma reunião, mais fácil fica perder o foco ou extrapolar o tempo previsto.

Por isso, é importante convocar apenas quem realmente pode contribuir com os objetivos do encontro.

Inclusive, essa era uma das técnicas de Steve Jobs para ter reuniões altamente produtivas.

Não se deve chamar colaboradores somente para demonstrar reconhecimento (fazer uma “média”) ou por medo de causar sentimentos de rejeição.

4.Defina e divulgue a pauta com antecedência

Já vimos que a falta de planejamento é um dos grandes obstáculos para uma reunião produtiva.

Então, é preciso determinar de forma clara e objetiva quais assuntos serão tratados e quais os resultados que precisam ser obtidos no encontro.

 

Depois de elaborar a pauta, é hora de enviá-la aos participantes da reunião, para que eles tenham tempo de se preparar e assim possam levar melhores contribuições ao debate.

5.Registre os resultados

Tudo o que foi discutido e decidido pelos participantes precisa ser documentado em uma ata.

Essa ata deve conter basicamente:

  • Data e horário da reunião.
  • Identificação dos participantes: nome e cargo/função.
  • Tópicos abordados. Resumir os principais pontos das ideias apresentadas por todos os participantes, especificando quais foram aproveitados ou não e porquê.
  • Especificar quais foram as conclusões, metas e objetivos obtidos a partir da reunião.
  • Plano de ação. Estabelecer como as metas e objetivos traçados serão atingidos e em quanto tempo, atribuindo responsabilidades específicas a cada participante.

Registrar os resultados evita que os mesmos temas sejam tratados de forma repetida em várias reuniões.

Como vimos, planejamento, foco e consistência são ingredientes essenciais para ter reunião de trabalho mais produtiva.

Ao evitar os erros apontados e implementar as dicas que demos no artigo, com certeza você ajudará a reduzir o desperdício de tempo e a aumentar a produtividade da empresa.

 

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